Hvad er persondataforordningen?

Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Det træder i kraft den 25. maj 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen.

I praksis betyder det, at Hørsholm Rungsted Tennisklub (HRT) skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal HRT oplyse hvilke data HRT videregiver til 3. part. Disse oplysninger er tilgængelige ved indmeldelse og på HRTs hjemmeside.

For medlemmerne betyder det, at medlemmerne har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.

 Dataansvarlig i Hørsholm Rungsted Tennisklub

Den dataansvarlige i HRT er den til enhver tid siddende formand samt klubsekretæren der kan kontaktes på info@hrt-tennis.dk.

 Personhenførbare data i Hørsholm Rungsted Tennisklub

HRT indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forbindelse med medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i tennisklubbens aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Følgende oplysninger indsamles: Navn, adresse, fødselsår, køn, telefonnummer, mail-adresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene.

For ansatte opbevares og anvendes herudover oplysninger i forbindelse med lønudbetaling, skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.

For personer, som arbejder med børn under 15 år indsamles, opbevares og anvendes herudover oplysninger om børneattester, herunder cpr.nr..

I forbindelse med bookning af baner indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Medlemsnummer samt log over bookede baner.

I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. træning, turneringer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender Hørsholm Rungsted Tennisklub følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger, f.eks. spilletidspunkter og resultater.

På HRTs hjemmeside indsamles der ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.

Billeder

HRT indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med HRT´s aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Disse billeder anvendes på klubbens hjemmeside samt facebook side. HRT er et offentligt område, hvilket betyder, at alle kan tage billeder på udendørsarealerne samt i klublokalet, men ikke i omklædningsrummene.

HRT følger DIF’s anvisninger vedr. offentliggørelse af billeder:

“Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn.”

 

Opbevaring og adgang til personhenførebare data og billeder

De personhenførbare oplysninger opbevares i HRTs administrative system der leveres og hostes af Globusdata. Medlemmerne har adgang til egne data. HRTs administrative personale, formand, klubchef og fastansatte trænere har adgang til alle medlemmers data. Dog er det kun HRTs regnskabs- og lønansvarlige medarbejder, klubchef, bestyrelse og de generalforsamlingsvalgte revisorer, der har adgang til cpr. numre og kontonumre.

Medlemmernes kontaktoplysninger og oplysninger om banebookninger er tilgængelige for medlemmerne i banebookingsystemet efter login.

Der er indgået en databehandleraftale med Globus Data.

 

Videregivelse af personhenførbare data

I forbindelse med deltagelse i f.eks. turneringer og kurser, videregives kontaktoplysninger til arrangørerne.

I forbindelse med ansøgning om tilskud, videregives kontaktoplysninger til Hørsholm Kommune.

HRT indhenter lovpligtige børneattester på personer, der arbejder med børn under 15 år.

Medlemmernes ret til at få slettet persondata

Personhenførbaredata kan opdeles i to hovedgrupper:

  • Billeder

    Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.

    Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.

  • Persondata

    Disse data vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år.

Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til info@hrt-tennis.dk

Medlemmer kan selv logge ind i medlemssystemet og se sine persondata, banebookninger, aktivitstilmeldinger, fakturaer etc. Medlemmer kan selv logge ind i medlemssystemet og rette ukorrekte persondata.

Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks. turneringsresultater, tildeling af pokaler og hverv i klubben. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførbare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.

 Yderligere oplysninger

Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31995L0046:DA:HTML

Den danske betænkning:

http://www.justitsministeriet.dk/nyt-og-presse/pressemeddelelser/2017/nye-regler-styrker-beskyttelsen-af-persondata-i-europa

Datatilsynets vejledninger:

https://www.datatilsynet.dk/vejledninger/vejledninger-databeskyttelsesforordningen/

Foreningsvejledning:

DIF og DGI’s vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger